Mandantendepesche Mallorca2030 - IV. Prozessgestaltung des Belegwesens

Lust auf Zukunft

32 Eine Publikation der European@ccounting Center of Competence®Mallorca 2030 Zahlung der Eingangsrechnungen durch die „Mutter“ Häufig werden (sollen) die Eingangsrechnungen durch die Mutterge- sellschaft - und nicht durch die Tochtergesellschaft oder Betriebsstätte - bezahlt werden. Dies ist völlig unproblematisch möglich. Sobald eine Eingangsrechnungen einen Freigabeprozess durch die autorisierten Personen durchlaufen hat, ist sie im System mit allen notwendigen Zahlungsdaten erfasst. Dazu gehören natürlich auch die Daten für das Zahlungsziel, wie z.B. 14 Tage 2 % Skonto oder 30 Tage Netto. Die autorisierte Person in der Muttergesellschaft kann über den „Zahlungsassistenten“ eine Liste aufrufen, in der alle fälligen Rechnungen mit den hinterlegten Zahlungsfristen ersichtlich sind. Sollten bei diesem Prozess nochmals Unsicherheiten bezüglich der Richtigkeit der gestellten Rechnung auftreten, kann in Echtzeit der dazugehörende Beleg und der dazugehörige Buchungssatz während dieses Prozesses aus dem System heraus aufgerufen und angezeigt werden. Diese Möglichkeit wird von vielen unserer Kunden als äußerst effizient und hilfreich bezeichnet. Es kann dann durch einen einfachen Klick entschieden werden, ob die ausgesuchte Rechnung an dem Zahlungslauf teilnimmt oder nicht. Bei diesem Prozess werden auch die aktuellen Bankstände angezeigt, damit entschieden werden kann, von welchem Bankkonto die Überweisung vorgenommen werden soll. Wenn die Rechnungen, die bezahlt werden sollen, ausgesucht sind, werden folgende Prozesse durch einen einfachen Klick ausgelöst: ▶ Erstellung einer elektronischen Datei, die an die Bank transferiert wird. Diese Datei kann durch die erforderlichen Freigaben (Identifikationsnummer - PIN und elektronische Unterschrift) der autorisierten Person gegenüber der Bank zum Überweisen freigegeben werden. ▶ Gleichzeitig werden bei der Erstellung der Datei die Buchungssätze generiert und die Lieferantenkonten entlastet. Die Buchungen auf dem „Geldkonto“ werden über ein Interimskonto geführt und erst auf das Konto „Bank“ übertragen wenn der Kontoauszug der Bank mit der Belastung vorliegt. Dieser beschriebene Prozess kann unabhängig von einem bestimm- ten Ort auf der Welt ausgeführt werden. Einschränkend muss natürlich erwähnt werden, dass ein funktionierendes Internet vorhanden sein muss. Durch einen einfachen Klick kann auch eine „Offene Postenliste“ der Lieferanten generiert werden. Aus dieser Liste kann man sich dann direkt den Buchungssatz und den dazugehörigen Beleg aufrufen und ansehen. Durch die vorgenommenen und beschriebenen Echtzeitverbu- chungen ist diese auch taggenau und damit auch für unternehmerische Zwecke - wie z.B. kurzfristige Liquiditätsplanung - nutzbar. Genehmigungsverfahren Die Genehmigungsverfahren sind einerseits als verlängerter Schritt der Alarmfunktion zu sehen, und andererseits als eigenständiges Instrument z.B. bei der beschriebenen Freigabe von Eingangsrechnungen zu nutzen. Bei der verlängerten Stufe des Alarmsystems ist die Idee, Belege bzw. andere Transaktionen, die definierte Vorgaben nicht erfüllen, nicht nur - wie bei der Alarmfunktion an einen oder mehrere Benutzer, meist Vor- gesetzte, vor dem Hinzufügen in die Buchhaltung genehmigen zu lassen. Diese Genehmigungsverfahren - genauso wie die Alarmfunktionen - bedürfen einer sehr genauen Definition und Zuordnung die dann ins System eingepflegt werden. Weiterhin bedarf es eines effizienten Ände- rungsmanagements. Mobile Anwendungen Unterwegs Kontakte einsehen, Geschäftsdaten und Berichte in Echtzeit abrufen, Aufträge annehmen und bearbeiten, Serviceanfragen beantwor- ten: Das und noch viel mehr bietet die mobile Anwendung des „digitalen Finanz- und Rechnungswesen“ über von SAP Business One für iPhone und iPad. Sie können alle Bereiche Ihres Unternehmens auch unter- wegs sicher steuern. Die App zeigt die geplanten Aufgaben und Aktivi- täten stets aktuell an. Bei Bedarf rufen Sie weitere Details ab und filtern Geschäftsvorgänge nach Kunden oder Lieferanten. Informationen über mögliche Risiken und Abweichungen von Preisen, Kreditlimits, ange- strebte Bruttoerlöse oder genehmigte Rabatte erscheinen übersichtlich auf dem Bildschirm. Freigaben erteilen Sie im Handumdrehen. Dazugehörige Daten helfen, den Überblick über alle Prozesse zu behalten. Außerdem fordern Sie ganz einfach Zusatzinformationen an oder senden Antragstellern Ihre Kommentare zu Genehmigungsprozessen. Darüber hinaus können Sie auch die Analysemöglichkeiten von SAP Crystal Reports® nutzen: Wichtige Unternehmensdaten lassen sich damit verständlich aufbereiten und visuell überzeugend darstellen. Die Berichts- funktion ist eigens für Mobilgeräte optimiert. Das sorgt auch unterwegs für klare Antworten auf wichtige Geschäftsfragen. Die Unternehmens- daten sind stets auf dem neuesten Stand und für alle berechtigten Mit- arbeiter verfügbar. Das Beste: Ihre Mitarbeiter im Außendienst verwalten jederzeit und überall Kundendaten, rufen Informationen über Lagerbestände oder Genehmigungen ab, und kommunizieren reibungslos mit dem Vertriebs- team in der Zentrale. Mit der mobilen Anwendung des „Digitalen Finanz- und Rechnungs- wesen“ kontrollieren und führen Sie Ihr Unternehmen auch unterwegs. Der konkrete Nutzen: ▶ Mitarbeitern im Außendienst direkten Zugang zum System ermöglichen ▶ Kommunikation mit Kunden, Partnern und Teammitgliedern verbessern ▶ Beschleunigte, einfachere und effizientere Prozesse gewährleisten ▶ Aufträge, Angebote und Geschäftschancen direkt erfassen ▶ Aktivitäten und Serviceanfragen schneller und einfacher bearbeiten ▶ Kunden- und Lieferantendaten vor Ort und in Echtzeit eingeben und ändern ▶ Entscheidungen jederzeit auf Basis umfassender Informationen treffen ▶ Freigaben erteilen und auf erforderliche Geschäftsdaten zugreifen ▶ Bestands- und Artikeldaten mobil steuern und überwachen ■ IV. Prozessgestaltung des Belegwesens Effizient, übersichtlich und sicher: So funktioniert der von uns entwickelte digitale Prozess zur Erfassung aller anfallenden Belege. U m eine solch komplexitätsreduzierende Lösung, die eine ver- wendbare Datenlage für zwei Steuersysteme liefert, kostengünstig anbieten zu können, bedarf es einer optimierten Organisation, die wir digital entwickelt haben. Der Belegfluss erfolgt nach fol- gendem Schema: Die Originalbelege (jeder Beleg einzeln) werden beim Mandanten auf einem handelsüblichen Scanner erfasst und über eine nur für den Mandanten eindeutige vorkonfigurierte Emailadresse an die European@ccounting gemailt. Auf den folgenden Seiten beschreiben wir diesen digitalen Prozess detaillierter: „Service heisst, das eigene Geschäft mit den Augen des Kunden zu sehen.“ Rechnungswesen Buchung in Echtzeit Automatisierte Verbuchung OffenePosten Forderungsmanagement Tagesfinanzen Billing IFRS Basel III Gesamtkostenverfahren GAAP Transparenz Aktiva Kaufmännisches Mahnwesen DMSPayment ELO Outsourcing Factoring EigenkapitalKundenservice Rechnungserstellung Betriebsstätten Clearing ELO4SAPB1 Kreditorenmanagement

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