Mandantendepesche Mallorca2030

Lust auf Zukunft

Eine Publikation der European@ccounting Center of Competence®Mallorca 2030 31 Konzernkonten, um die betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit des Tochterunternehmens oder der Betriebsstätte zu erkennen. ▶ Die Umsetzung dieser Daten in einen Konzernabschluss der den „Heimatgesetzen“ des Mutterunternehmens entspricht. Das bedeutet u.a. auch die beschriebenen Vorschriften der Konsolidierung. Wir haben aufgrund vieler Praxislösungen mit diesen Problemkreisen nachhaltige Erfahrung. In Projekten wird die Lösung dann entsprechend den individuellen Begebenheiten oder Anforderungen einer Unterneh- mensgruppe oder deren Tochtergesellschaften angepasst. Als ersten Schritt installieren wir den lokalen Kontenrahmen mit sämt- lichen „legal requirements“ eines jeweiligen Landes in der Datenbank. Diese Arbeit führen wir gemeinsam mit dem örtlichen Steuerberater aus unserem Netzwerk durch, um zu gewährleisten, dass die steuerlichen Landesvorschriften erfüllt werden. Dieser Steuerberater ist meistens auch für die laufende steuerliche Betreuung und für Kommunikation mit dem örtlichen Finanzamt zuständig. Gleichzeitig wird bei der Implementierung ein sogenanntes Mapping eingerichtet, so dass eine Verbindung vom lokalen Konto (Tochterunter- nehmen oder Betriebsstätte) zum korrespondierenden globalen Konto der Muttergesellschaft (Firmenzentrale) existiert. Ferner werden Konsolidierungskonten initiiert, die mit einem „Inter- company-Kennzeichen“ versehen sind. Im Regelfall wird die bestehende Kontenfindung erweitert. Dadurch wird beim Verbuchen der Innenum- sätze ein vorhandenes Standardkonto durch das Konsolidierungskonto ersetzt. Wir hinterlegen diese Prozesse meist so, dass diese Kontenüberträge automatisiert vollzogen werden. Das bedeutet einerseits bei der Erstel- lung der Buchhaltung eine signifikante Entlastung. Andererseits bedarf es eines hochqualifizierten Änderungsmanagements damit nirgends auf der Welt ein Konto angelegt wird, welches nicht von der Zentrale genehmigt wurde. Somit ist eine Basis geschaffen, um alle drei beschriebenen „Buch- haltungen“ auf „Knopfdruck“ durchführen zu können - auch unter Berücksichtigung der Fremdwährungsproblematik. Wobei der eigentliche Konsolidierungsvorgang auf der Grundlage der hinterlegten Verknüpfungen in zwei Schritten erfolgt: erstens durch einen Export der Kontensalden unter Berücksichtigung eines gewählten Zeit- raums sowie getrennt nach Intercompany-Accounts (Innenumsätze) und Standard-Accounts; und zweitens durch Import der Dateien der Tochter- gesellschaften in einen Konsolidierungsmandanten. Beim Import werden Buchungsmappen angelegt. Zudem werden auch Firmennummern und Buchungstextdetails übertragen, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherstellen zu können. Gerade im Zusammenhang mit Konsolidierungen stellt sich das Thema der Intercompany- Abwicklungen oder Innenumsätze als überaus bedeu- tungsvoll dar. Ziel hierbei: das Eliminieren der Innenumsätze, so dass letztendlich der reine Außenumsatz einer Unternehmensgruppe in Ana- lysen respektive Betrachtungen Berücksichtigung findet. Anhand der Grafik (Konsolidierung) ist ein Teil des gesamten Prozesses visuell dargestellt. Beispielhafte Abläufe einer Umsetzung Durch unsere langjährige Erfahrung hat sich folgender Ablaufplan bewährt: ▶ Analyse der individuellen Begebenheiten, Unterschiede und Zielsetzungen (HGB und IFRS) mit dem Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer und dem Unternehmer oder Sachgebietsleiter. ▶ Ermittlung und Definition der unterschiedlichen Wertansätze (Landesregelungen/HGB/IFRS) bei den Aktiva und Passiva. ▶ Gestaltung der gemeinsam definierten Konten im Ausland und Heimatland. Daraus entwickelt sich dann der dreigliedrige Ansatz (Ausland; HGB; IFRS). ▶ Gestaltung des elektronischen Ablagesystems ELO - Umsetzung sollte in der bewährten Ablagestruktur des Heimatunternehmens erfolgen. Verknüpfung der Buchungskonten mit dieser Ablagestruktur, um den Beleg jederzeit aufrufen zu können. ▶ Einrichtung der ELO-Datenbank und Installation der Verknüpfung mit B1 ▶ Definition und Einrichtung des Reportings mit den Zugriffsgenehmigungen. Wir können durch unsere Erfahrung eine Vielzahl von Standardauswertungen präsentieren. ▶ Einpflegen der Stammdaten (in der Praxis erweist sich das als sehr zeitaufwändig) und Übernahme der Bewegungsdaten in die Sach- und Personenkonten aus dem Vorsystem. Bei Neugründungen entfällt der Schritt der Übernahme der Bewegungsdaten. ▶ Testphase mit der Buchhaltung durch gemeinsame Eingabe von Dummy-Daten. Vergleich der unterschiedlichen Reports des Ziellands, nach HGB und IFRS. ▶ Evtl. Nachbesserungen ▶ Erarbeitung von Buchungsrichtlinien und Festlegung des Änderungsmanagements für das Mapping, bzw. neue Sachkontenanlagen. ▶ Festlegung der berechtigten Personen z.B. für das „Überweisen“ aus dem System. ▶ Erstellung eines Anwender-Handbuches. ▶ Schulung der Fachbereiche und der Anwender anhand von regelmäßig vorkommenden Buchungssätzen. Hier ist insbesondere der Prozessablauf des Scanvorganges mit der nachfolgenden körperlichen Ablage im Auslandsunternehmen zu beachten! ▶ Der Echtbetrieb kann beginnen. ANWENDUNGSBEISPIELE Grundlage - Outsourcing als Qualitätsfaktor Bevor wie einige Anwendungsbeispiele darstellen, möchten wir Ihnen unser Verständnis über Outsourcing mitteilen. Outsourcing wird heute vielfach mit der Verlagerung von Leistungen an billigere, oftmals auslän- dische Anbieter gleichgesetzt. Dies wird aber einerseits der eigentlichen Intention des Outsourcings nicht gerecht und entspricht andererseits nicht unserem Verständnis. Outsourcing ist, so wie wir das verstehen, eine nachhaltige Chance für alle Beteiligten. Das auslagernde Unternehmen hat die Möglichkeit zu einer umfas- senden Restrukturierung und damit zur Verbesserung der strategischen, zukunftsfähigen und operativen Fitness und Flexibilität. Wir profitieren ebenfalls davon, da wir eine breitere Geschäftsbasis und einen weiteren Kunden als Referenz erhalten. Damit erhalten wir die Möglichkeit unsere Effizienz aufgrund der erreichten Skaleneffekte zu erhöhen und die Qua- lität zu steigern. Daraus erwächst wiederum für beide Vertragsparteien ein Nutzen durch eine verbesserte Wettbewerbsfähigkeit. Erfolgreiches Outsourcing benötigt jedoch ein systematisch-methodisches Vorgehen, ein profundes Verständnis der spezifischen Situation und eine profes- sionelles Management des gesamten Prozesses als Ganzes sowie der einzelnen ineinander greifenden Phasen. Wir sind davon überzeugt: wer Prozesse oder Funktionen gezielt aus- lagert, hat die Chance, etwas Entscheidendes hinzuzugewinnen – einen hoch kompetenten Partner, der in der Lage ist, die ihm übertragenen Aufgaben mit neuesten Methoden und Instrumenten effizienter zu bewäl- tigen, die Abwicklung kontinuierlich zu optimieren und seine Innovati- onskraft für die Ziele des Auftraggebenden Unternehmens einzusetzen. Durch unser „Digitales Finanz- und Rechnungswesen“ industrialisieren wir die Anwendungsentwicklung, -pflege und den Support und helfen, IT-Investitionen an den strategischen Zielen unserer Kunden auszurich- ten. Dies kann bis zu 50 Prozent der Entwicklungs- und Betriebskosten sparen. Mehr noch: Die hochprofessionelle Lösung kann den Geschäfts- wert steigern. Das erreichen wir nicht nur, indem wir Anwendungsport- folien optimieren, die Rentabilität steigern und die Gesamtbetriebskosten senken, sondern auch, indem wir die Qualität um bis zu 50 Prozent und die Produktivität um mehr als 40 Prozent steigern. Mit über 15 Jahren Erfahrung mit der Betreuung von Expansion ins Ausland haben wir eine Vielzahl von Unternehmen bei der optimalen Auslands-Organisation und dem externen Betrieb ihrer Anwendungs- landschaft erfolgreich unterstützt. Folgend stellen wir Ihnen beispielhaft einige häufig genutzte Anwendungen vor. „Die Zukunft beginnt immer jetzt.“ „Wer keine Zukunft hat, redet über seine Vergangenheit.“ „Echte Künstler vereinfachen.“ Center of Competence®Mallorca 203031

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